GESTION AUTOMATISÉE DES CAISSES

Pourquoi automatiser la gestion de la caisse ?

La gestion manuelle de la caisse est une tâche rebutante et chronophage, cause de perte de temps. Propice aux erreurs, ce type de tenue de caisse, présente également son lot de désagréments tel : les fautes de saisie, le contrôle fiscal et les tensions de trésorerie. Pour vous permettre de fluidifier et de simplifier la gestion de vos caisses, HPC a développé la GAC (Gestion Automatisée des Caisses), une solution qui offre un grand nombre de fonctionnalités convenant à tout type de caisses (Hôtels, loteries…). C’est une solution qui rapporte des avantages considérables dans la gestion d’une caisse. Garante d’un suivi pratique et efficient, la solution met à votre disposition tout un agrégat de statistiques très édifiant, en un clic.

La GACH

La Gestion Automatisée des caisses d’un Hôtel (GACH), est une solution qui permet de gérer et d’automatiser toutes les procédures de saisie et de comptabilisation des opérations de caisse d’un hôtel. Elle regorge plusieurs fonctionnalités regroupées sous deux grands types : les fonctionnalités caisses et les fonctionnalités comptables.

Les fonctionnalités caisses

Elles sont relatives à toutes les activités liées aux opérations de caisse. 

• Initialisation de solde : c’est une opération qui se réalise lors du démarrage du logiciel ou lors que le solde de caisse est nul.
• Ouverture de caisse : c’est une action à faire obligatoirement avant la saisie des opérations d’une journée déterminée. C’est ce processus qui rend toutes les autres configurations du module fonctionnelles. 
• Approvisionnement : il correspond à l’alimentation de la caisse, en ouvrant une nouvelle activité, le module vous donne la possibilité d’approvisionner la caisse à tout moment de la journée.
• Décaissement : cette fonctionnalité se présente sou deux types :
  • Décaissement effectif : avec ce type le montant à décaisser est connu à l’avance.
  • Décaissement provisoire : c’est une forme de décaissement dont le montant réel à dépenser n’est pas encore connu.

• Validation de décaissement : elle fait suite au décaissement provisoire et comprend trois (3) possibilités.

• • Si le montant décaissé est égal au montant dépensé, dans ce cas, il importe de valider le décaissement provisoire.
  • Si le montant décaissé est supérieur au montant dépensé, il consiste alors à effectuer un rendu de monnaie ou un retour de fonds. 
  • Si le montant décaissé est inférieur à la somme dépensée, il s’impose de faire un décaissement complémentaire.

• Import de paiement : c’est la fonctionnalité réservée à l’import des fichiers de salaire des stagiaires, des contractuels ou journaliers. 
• Paiement : faisant suite à l’intégration des fichiers dans le module, cette opération permet d’identifier automatiquement les personnes devant recevoir leur rémunération. 
• Encaissement : il se fait en cas de retour de mission ou de reversement d’avance sur le salaire, entre autres annulations de dépense.  
• Annulation d’une opération : le module donne la possibilité d’apporter des corrections sur une opération déjà classée. 
• Clôture de caisse : c’est la compilation de toutes les opérations d’une journée pour la comptabilisation des actions.

• Edition de brouillard du jour/brouillard mensuel : le module présente une fiche sur laquelle il est possible de retracer toutes les entrées ou sorties de caisse quotidiennes ou mensuelles. En outre, le brouillard journalier est composé de deux (2) types :

• • Brouillard provisoire : brouillard édité avant la clôture de caisse du jour
  • Brouillard définitif : désigne un brouillard édité après la clôture de la caisse du jour.

• Édition de reçus : avec ce logiciel, le caissier peut éditer des reçus pour justifier les opérations qu’il a effectuées.
• Edition et consultation des données : toute personne ayant accès au module peut visualiser, imprimer ou exporter les données. Toutefois,  la modification ou la saisie des données n’incombe qu’au caissier.

Les fonctionnalités comptables

Concernant cette solution, les fonctionnalités comptables sont au nombre de deux (2). 

• Edition du journal d’écritures : cette fonctionnalité permet d’éditer le journal d’écritures de caisse. C’est un moyen de contrôler les opérations avant le déversement des écritures dans la comptabilité.
• Comptabilisation : c’est la comptabilisation de toutes les transactions de caisse sur une journée ou une période déterminée.

Les avantages de la GACH

Automatisation de toutes les procédures de caisse 

• Suivi en temps réel des saisies effectuées au niveau de la caisse 
• Suivi en temps réel du solde de caisse 
• Fluidité de la saisie et du paiement des états 
• Edition automatique du brouillard de caisse 
•  Comptabilisation automatique des opérations de caisse